Кадровый электронный документооборот для группы с тысячами сотрудников
Отвечаю за дизайн MyDocs — системы кадрового электронного документооборота для группы Astana Motors. Орг-структура и штатная расстановка, график отпусков, заявки, приказы и подписание ЭЦП: задача — убрать бумагу из кадрового процесса, не усложнив работу ни HR, ни линейному сотруднику.
О продукте
- Продуктовый дизайнер
- Модуль кадрового электронного документооборота автоматизирует кадровые процессы группы компаний Astana Motors: штатную расстановку, отпуска, заявки, согласование и подписание документов. Работает на несколько юрлиц с разными регламентами, а аудитория — от кадровиков за компьютером до линейных сотрудников заводов и дилерских центров, которые пользуются системой только с телефона.
- Исследование, UI/UX-дизайн, прототипирование, юзабилити-тестирование, поддержка релиза
- Автоматизировано 40% печатных форм, через систему подписано более 25 000 договоров. Отпуска считаются по правилам РК автоматически, согласование проходит нужные юрлица, а подписать документ можно с телефона — это включило в процесс сотрудников, которые раньше подписывали только на бумаге.
- 2025 — текущее время
Проблема
Убрать бумагу из кадрового процесса так, чтобы подписание работало у всех — включая сотрудников без рабочего компьютера.
Кадровый документ в группе проходил длинный бумажный путь: распечатать, собрать подписи по нескольким юрлицам, отсканировать, положить в архив. Сроки согласования никто не видел, а потерянный лист означал повторный круг.
Штатная расстановка жила в таблицах: переподчинить отдел означало вручную поправить файл и разослать новую версию. Ответить на вопрос «сколько у нас занятых и вакантных единиц прямо сейчас» можно было только пересчитав всё заново.
График отпусков собирался так же — таблицами и перепиской. Правила Казахстана (минимум 14 календарных дней подряд, госпраздники вне расчёта, накопление за отработанные месяцы) держались в голове кадровика, а сотрудник узнавал о нарушении уже после отказа.
Отдельная сложность — линейные сотрудники. На заводах и в дилерских центрах у большинства нет рабочего компьютера, поэтому подписание и ознакомление должны работать с телефона, за минуту и без обучения.
Подход
HR получил контроль над процессом, сотруднику — один экран, чтобы подписать с телефона.
- – Бизнес-задачи согласовывали напрямую с бизнесом — Моторной компанией, HR, директорами и руководителями: дизайн начинался с договорённости о задаче, а не с макета.
- – Вместе с командой выезжал на заводы, в дилерские центры и дистрибьюцию — собирал обратную связь, участвовал во встречах с бизнесом и проводил исследования на местах, где документы реально подписывают.
- – Развёл два разных сценария в разные интерфейсы: HR получает структуру, маршруты, статусы и массовые операции, сотрудник — короткий список «что подписать» без кадровой терминологии, рассчитанный на подписание с телефона за минуту и без обучения.
- – Штатную расстановку спроектировал как редактор с черновиком — у массовой правки структуры высокая цена ошибки: правки копятся и помечаются, любое перемещение откатывается по шагам, а в приказ уходит один осознанный пакет изменений, а не каждое движение мышью.
- – Правила отпусков зашил в интерфейс, а не в инструкцию: остатки по каждому основанию, требование 14 дней подряд и исключение госпраздников считаются прямо на экране планирования — до отправки заявки, а не после отказа.
- – Подписание ЭЦП и массовые ознакомления собрал вокруг видимости состояния: сотрудник видит, что именно подписывает и что делать, если сертификат не подошёл, а HR видит прогресс охвата по приказу на сотни людей — вместо сотни отдельных задач.
- – Переиспользовал компоненты и паттерны единой дизайн-системы MyLink — статусы, таблицы и формы совпадают с остальными продуктами группы, поэтому HR не переучивается при переходе между модулями.
Орг-структура и штатная расстановка
Структура группы перестала быть таблицей: одно дерево, в котором сразу видно и людей, и незакрытые ставки.
Правки копятся в черновике, а не уходят сразу
Перемещения по дереву помечаются как изменённые, каждое можно отменить по шагам или прямо из уведомления, а счётчик показывает, сколько правок накопилось. В приказ уходит один пакет — по кнопке «Сохранить изменения».
Отпуска
Отпуск планируется по правилам Казахстана прямо в интерфейсе, а не по памяти кадровика.
Планирование по правилам, а не по памяти
Сотрудник разбивает отпуск на периоды и сразу видит, сколько дней запланировано и сколько накоплено по каждому основанию за каждый год. Требование 14 календарных дней подряд, госпраздники вне расчёта и накопление за отработанные месяцы посчитаны на экране.
Год всей компании на одном экране
Строка на сотрудника, колонка на месяц: видно, кто когда уходит, на сколько дней и по какому основанию — цвет чипа различает трудовой, по вредности и по инвалидности. Вкладка «Мне на согласование» со счётчиком сразу отвечает руководителю, что от него ждут.
Реестр заявок вместо переписки
Все заявки — в одном списке со статусом: черновик, на согласовании, утверждён, отклонён. Отправленные и входящие разведены по вкладкам, а карточка сверху отвечает на главный вопрос сотрудника — сколько дней доступно сегодня.
Фильтры под кадровые сценарии
HR собирает срез по отделам, должностям, виду и категории отпуска — чтобы найти, например, всех с дополнительным оплачиваемым по вредности, а не листать общий список.
Итоги
- 40%
- 25 000+
- – Ключевые кадровые контуры работают в системе: генерация и подписание договоров, организационная структура и отпуска — вместо таблиц, печати и переписки.
- – Договоры подписывают в том числе сотрудники без рабочего компьютера — те, кто раньше подписывал только на бумаге.
- – Онбординг нового сотрудника проходит в системе: понятный цифровой первый день укрепил доверие к компании и упростил вход в рабочие процессы.
- – Правила отпусков считаются в интерфейсе: сотрудник видит остатки и ограничения до отправки заявки, а не узнаёт о них из отказа.
- – Штатная расстановка правится пакетом с откатом любого перемещения до сохранения — массовые изменения перестали быть риском.
- – Модуль встал на общую дизайн-систему, что сократило объём нового UI и ускорило передачу в разработку.
